De 14-dagen brief: tips & tricks voor een soepel incassoproces!

Je hebt een factuur verstuurd, maar de betaling blijft ondanks vriendelijke herinnering uit. Een frustratie van menig ondernemer. In deze situatie is het van belang om een zogenaamde 14-dagen brief te versturen. In deze blog legt PRIO uit waarom.

De 14-dagen brief en incassokosten

Een 14-dagen brief is een officiële schriftelijke aanmaning die je verstuurt naar een klant die een factuur niet op tijd heeft betaald. Met deze brief geef je de klant een laatste kans om het openstaande bedrag te voldoen. Daarnaast dient de 14-dagen brief bij particuliere debiteuren een specifiek doel: het aanzeggen van de buitengerechtelijke incassokosten.

Ben je van plan jouw vordering uit handen te geven? Dan wil je aanspraak kunnen maken op de buitengerechtelijke incassokosten. Deze worden echter pas verschuldigd, nadat je jouw debiteur een laatste termijn van 15 dagen hebt gegeven om de openstaande factuur te voldoen.

Tips & tricks

Hoewel het eenvoudig klinkt, worden er (te) vaak fouten gemaakt bij het versturen van de 14-dagen brief. Deze fouten kunnen alléén worden hersteld door het versturen van een nieuwe (juiste) 14-dagen brief en dat leidt tot onnodige vertraging.

Hieronder enkele tips voor het versturen van een 14-dagen brief:

1.   Vermeld de juiste termijn!

De termijn gaat pas in nádat de consument de brief heeft ontvangen. Een brief per post is minstens een dag onderweg, soms langer. In de praktijk hanteren we daarom een termijn van 15 dagen na ontvangst van de brief. Het is dus van belang de volgende zinnen in de brief op te nemen:

“Wij verzoeken u vriendelijk het openstaande bedrag van € [factuurbedrag en eventuele rente] binnen 15 dagen nadat deze brief bij u is bezorgd te voldoen op [bankgegevens].

Als u niet binnen deze termijn van 15 dagen na ontvangst van deze brief aan uw betalingsverplichtingen heeft voldaan, bent u ook gehouden de buitengerechtelijke incassokosten te voldoen ten bedrage van in uw geval € [bedrag incassokosten]. Wij zullen de vordering in voorkomend geval ter incasso uit handen geven.”

Als je niet BTW-plichtig bent, voeg je hieraan toe:

“Wij kunnen de BTW over de incassokosten niet verrekenen. Dit houdt in dat, als wij de vordering ter incasso uit handen moeten geven, de incassokosten worden verhoogd met een percentage dat gelijk staat aan de te berekenen BTW. Het bedrag aan BTW bedraagt in uw geval € [bedrag BTW].”

2.   Vermeld de incassokosten!

Zoals uit het voorbeeld hiervoor ook al blijkt, moet in de 14-dagen brief het exacte bedrag van de verschuldigde incassokosten (te vermeerderen met de BTW indien je niet BTW-plichtig bent) worden vermeld als er niet binnen de gestelde termijn wordt betaald.

3.   Bewijs van ontvangst!

Jij moet als schuldeiser bewijzen wanneer de termijn van 14 dagen is aangevangen en dus wanneer de brief door de debiteur is ontvangen. Zorg er daarom voor dat je een bewijs van ontvangst van de brief verkrijgt, bijvoorbeeld door het verzenden van de brief per aangetekende post.

B2B verhoudingen

Let op: de wettelijke verplichting met betrekking tot de aanzegging van de incassokosten in de 14-dagen brief geldt specifiek voor particuliere debiteuren en vaak niet in een B2B (business-to-business) verhouding.

Bij zakelijke transacties kunnen andere regels en procedures van toepassing zijn. Het is altijd verstandig om juridisch advies in te winnen en je specifieke situatie te laten beoordelen.

Conclusie: voorkom problemen, communiceer helder

Het versturen van een 14-dagen brief met aanzegging incassokosten is geen vijandige stap, maar eerder een effectieve manier om openstaande vorderingen te innen en de communicatie met je klanten helder te houden. Door deze brief correct te versturen, versterk je niet alleen je juridische positie, maar geef je de schuldenaar ook een eerlijke kans om tijdig te betalen en extra kosten te vermijden. Onthoud: heldere communicatie in de 14-dagen brief is de sleutel tot een effectief incassoproces en noodzakelijk om aanspraak te kunnen maken op de incassokosten.

Betaalt jouw debiteur na het verstrijken van de 14-dagen brief alsnog jouw vordering niet of heb je hulp nodig bij het opstellen van deze brief? Neem dan gerust contact op om te zien wat PRIO voor jou kan betekenen!